Stock Opname Dalam Pengembangan Koleksi Perpustakaan

oleh -745 views

Menurut Sulistyo – Basuki (1991: 235), stock opname adalah pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat milik perpusakaan. Sebelum melakukan kegiatan ini perlu dipertimbangkan terlebih dahulu pelayanan apa yang dibutukan dan kapan waktu yang tepat untuk melakukan kegiatan stock opname agar tidak mengganggu pelayanan yang disediakan oleh perpustakaan kepada penggunaanya. Sedangkan menurut Yulia Yuyu (2010), stock opname terkait dengan kegiatan pengembangan koleksi suatu perpustakaan didasarkan pada profil seleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Dimana kegitan untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan yang merupakan kegiatan pengumpulan data yang jumlah koleksinya menurut subjek yang sesuai dengan subjek yang mencakup disebut stock opname.

Cara melakukan stock opname Menurut Yulia Yuyu (2010), antara lain sebagai berikut:

  1. Menggunakan daftar buku
  2. Mencetak daftar buku  berdasarkan  nomor  klasifikasi  sesuai  dengan urutan di rak buku.
  3. Mencetak daftar buku yang  sedang  dipinjam, yang  sedang  rusak, dan yang sedang diperbaiki.
  4. Cocokkan daftar buku dengan koleksi di rak.
  5. Beri tanda jika buku tersebut tidak ada selain dalam hitungan pinjaman, rusak, yang diperbaiki. Dari data tersebut dapat diketahui jumlah buku yang hilang.
  6. Melakukan Scanning buku yaitu digunakan untuk digitalisasi Koleksi. Metode ini biasanya dilakukan apabila koleksi buku sudah menggunakan barcode (No. registrasi buku) dengan langkah-langkah sebagai berikut :
  7. Periksa dan rapikan  susunan  buku  dalam  rak  berdasarkan  No Klasifikasi.
  8. Buat struktur data untuk koleksi buku yang akan di scanning.
  9. Petugas melakukan scanning  buku  pada  buku  yang  sudah berbarcode di rak.
  10. Cetak juga daftar  buku  yang  dipinjam,  rusak,  dan  yang  sedang direstorasi, serta hitunglah.
  11. Bandingkan semua sesuai daftar yang ada sehingga dapat diketahui jumlah buku yang hilang.

Sedangkan  menurut  Sulistyo-Basuki (1991),  stock  opname  juga  dapat dilakukan melalui OPAC. Cara melakukan stock opname untuk perpustakaan yang memiliki OPAC (Online Public Access Catalog) yaitu sebagai berikut:

  1. Mencetak daftar buku dari pangkalan data buku;
  2. Mencetak daftar buku-buku yang sedang dipinjam;
  3. Memeriksa koleksi yang sedang dipinjam, dijilid,  diperbaiki, dan  beri tanda pada daftar  buku;
  4. Periksa dan rapikan susunan buku di rak berdasarkan nomor kelas;
  5. Tentukan jatah pemeriksaan untuk tiap – tiap petugas;
  6. Bagi daftar buku sesuai jatah yang ditetapkan;
  7. Bawa daftar buku ke rak cocokkan daftar dengan koleksi di rak;
  8. Beri tanda pada kolom yang ada untuk koleksi : tidak ditemukan/ hilang, rusak, atau tidak lengkap;
  9. Lengkapi daftar dengan buku yang belum tercatat dalam daftar;
  10. Hitung jumlah buku  untuk  setiap  golongan  baik  judul  maupun eksemplar.

Langkah-langkah melakukan stock opname Perpustakaan

Pengecekan ulang seluruh koleksi yang dimiliki perpustakaan atau disebut Stock opname perpustakaan merupakan kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan yang ada di rak secara keseluruhan dengan data yang dimiliki perpustakaan. Kegiatan ini biasanya dilakukan secara rutin dalam jangka waktu tertentu misalnya setiap 1 tahun sekali. Pengecekan ulang atau Stock opname ini menghabiskan waktu sekitar sebulan untuk pengecekan buku atau tergantung seberapa banyak buku yang akan di cek ulang.

STOCK OPNAME DALAM PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
STOCK OPNAME DALAM PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

Perpustakaan yang sedang melakukan stock opname biasanya tidak membuka layanan koleksinya secara open access untuk sementara. Baik itu dari ruangan umum, ruangan baca anak, ruangan referensi, dan unit layanan pustaka keliling. Namun ada juga perpustakaan yang menerapkan tutup selama kegiatan stock opname berlangsung. Seperti pada perpustakaan Kota Pekanbaru, stock opname dilakukan saat libur, ketika kecenderungan pengunjung untuk datang ke perpustakaan hampir tidak ada. Dan pustaka keliling akan tutup saat liburan sekolah. Sementara perpustakaan tetap buka bagi pemustaka yang sedang mengerjakan skripsi. Rak koleksi yang sedang dilakukan stock opname biasanya ditutup atau diberi tanda dilarang masuk. Dan Rak koleksi yang sedang dilakukan stock opname tidak boleh dipinjam.  Sehingga untuk bisa mengambil koleksi pemustaka harus meminta bantuan pustakawan.

Saat Pengecekan ulan atau stock opname biasanya akan ketahuan buku-buku yang hilang, rusak, tidak pernah dipinjam, hingga buku yang belum dikembalikan oleh pemustaka. Selama stock opname pustakawan dibagi tugas mengecek koleksi pada rak yang sudah ditentukan.

Langkah-langkah melakukan stock opname :

  1. Mencetak keseluruhan data koleksi yang dimiliki perpustakaan
  2. Membagi tugas pemeriksaan untuk setiap pustakawan
  3. Rapikan susunan buku di rak terlebih dulu berdasarkan nomor kelasnya (shelving)
  4. Bawalah daftar koleksi yang sudah dicetak dan mulai cocokan dengan koleksi buku yang ada di rak
  5. Beri tanda pada koleksi yang ternyata tidak ditemukan, rusak, atau salah label.
  6. Cobalah untuk mencari koleksi yang belum ditemukan di tempat lain karena adanya kemungkinan salah penempatan, sebelum koleksi tersebut benar-benar diberi status “hilang”
  7. Buatlah laporan koleksi yang hilang, rusak, kondisi lainnya.
  8. Adapun hal-hal yang wajib dicek oleh pustakawan saat memeriksa buku satu demi satu di rak.

hal-hal yang wajib dicek oleh pustakawan saat melakukan stock opname:

  1. Kondisi fisik koleksi.
    Jika kondisi fisik koleksi rusak seperti jilidan lepas, sampul dan halaman robek, label tidak lagi terbaca, atau terdapat kutu pada buku maka pustakawan wajib mengeluarkan koleksi tersebut dari rak dan meletakkannya di tempat yang sudah diberi label yang sesuai dengan masalah yang ada. Nantinya keseluruhan koleksi dengan masalah yang sama (misalnya sama-sama rusak jilidannya) akan berkumpul di satu meja dan memudahkan untuk diperbaiki.
  1. Label salah.
    Pustakawan tentu tidak luput dari kesalahan. Ada kalanya label yang tertera pada punggung buku ternyata tidak sesuai dengan data buku di OPAC. Jika ditemukan kesalahan seperti ini maka koleksi tersebut juga wajib dikeluarkan dari rak lalu dikumpulkan menjadi satu.
  1. Tahun terbit koleksi.
    Jika sebuah perpustakaan memiliki kebijakan mengenai tahun terbit sebuah koleksi maka bisa saja koleksi yang sudah terbit 20 tahun lebih dan setelah diteliti lebih jauh koleksi tersebut hampir tidak pernah digunakan oleh pemustaka karena isinya tidak sesuai, maka pustakawan bisa mengeluarkan buku tersebut dari rak.

Contohnya seperti buku-buku mengenai komputer dan teknologi akan cepat sekali berubah dan berkembang. Perpustakaan akan berpikir ulang apakah masih memerlukan koleksi buku yang isinya mengenai “Panduan menggunakan Windows XP.” kebijakan perpustakaan lah yang menentukan apaka image akan dilakukan weeding atau penyiangan pada koleksi yang tidak lagi sesuai dan tidak mutakhir.

Koleksi-koleksi yang masih dibutuhkan namun kondisi fisiknya sudah tidak baik lagi juga bisa di-scan dan diubah menjadi koleksi digital sementara koleksi tercetaknya di-weeding karena tidak lagi dibutuhkan. Dengan catatan koleksi tersebut bukan tergolong manuscript atau buku langka.

berdasarkan pengalaman stock opname di perpustakaan Kota Pekanbaru 2018.

———————————
Yuuuk kunjungi,..
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru
Jl. Dr. Sutomo No. 1 Pekanbaru.
Telpon : (0761) 859318
Email : bpadkotapekanbaru@gmail.com
Website : https://www.bpa.pekanbaru.go.id
Twitter : https://www.twitter.com/DispusipPKU
Facebook : https://www.facebook.com/dispusip.pekanbaru
Instagram : https://www.instagram.com/dispusippku/
-SALAM SMART-

Gambar Gravatar

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.

Informasi Lainnya :

Tentang Penulis: DISPUSIP Kota Pekanbaru

Gambar Gravatar
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.