Pentingnya Kearsipan dan cara menjaga arsip

oleh -3.426 views

arsippku

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian tepatnya.

Setiap kegiatan tersebut, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peran penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Pengertian arsip diatur dalam Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip  adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggak maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, akta, piagam, buku, dan lain sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.

Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.

Cara Menjaga arsip

Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip juga member informasi tentang masa lampau itu sendiri, oleh karena itu kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Maka pemeliharaan berarti memelihar, merawat, menjaga arsip dari kerusakan sehingga arsip dapat bertahan lama dan masih dapat digunakan untuk generasi yang akan datang. Jika tidak terjadi pemeliharaan arsip bisa saja akan kehilangan informasi yang sangat berharga. Karena arsip merupakan bahan pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip harus mendapat perlindungan dan pengamanan dari berbagai macam ancaman terhadap arsip, seperti kerusakan, kehilangan, pemalsuan, dan ancaman yang lainnya.

Menjaga arsip dari kerusakan

kerusakan disebabkan dari dalam :

  1. Kerusakan Kertas, dalam penggunaan kertas yang akan dipakai, hendaknya dipilih kertas yang baik lagi kuat yang tidak menggunakan kayu dasar, atau serabut. Akan tetapi bagaimanapun kertas yang kita pergunakan, apabila perawatan dan penyimpanannya tidak baik, daya tahan kertaspun tidak akan tahan lama. Oleh sebab itu penggunaan kertas yang baik harus diimbangi dengan perawatan dan penyimpanan yang sebaik mungkin, agar kertas arsip dapat tahan lama.
  2. Kerusakan Tinta, meskipun cara menulis dengan mesin ketik telah dipergunakan dimana-mana, akan tetapi tidak menghilangkan cara menulis dengan tangan yang mempergunakan jenis tinta yang lain (untuk tanda tangan misalnya). Maka dalam hal ini perlulah dipikirkan penggunaan tinta yang berkualitas baik (tidak mungkin luntur).
  3. Kerusakan Pasta/Lem, pasta/lem yang digunakan sebagai perekat juga mempunyai peranan yang meragukan dalam daya tahan kertas atau kulit. Lem biasanya dibuat dari tepung gandum atau tepung beras. Akan tetapi sekarang ini telah dibuat alat perekat sintetis terutama polyven acetate. Dalam penggunaan bahan perekat pun harus dicari yang baik, jangan menggunakan perekat yang dibuat dari getah, hal ini akan merusak kertas.

kerusakan disebabkan dari luar :

  1. Kelembaban,
  2. Udara yang terlalu kering,
  3. Sinar Matahari,
  4. Debu
  5. Kekotoran Udara,
  6. Jamur dan sejenisnya
  7. Rayap
  8. Gegat

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip.

Pemeliharaan Arsip Dari Faktor Perusak

Kebanyakan atau dapat dikatakan seluruh fisik arsip terbuat dari kertas. Seperti yang kita ketahui bahwa bahan utama kertas adalah bubuk kayu yang rentan dimakan oleh rayap, sehingga mengakibatkan arsip rusak dan penuh dengan lubang. Oleh karena itu pemeliharaan dan pengamanan bahan arsip harus dilakukan mengingat kertas sangat rentan terhadap berbagai macam faktor kerusakan.

Penyebab kerusakan arsip:

Faktor biologis

Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga, yaitu:

   – Jamur

  1. Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
  2. Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
  3. Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
  4. Perekat kertas menjadi rusak
  5. Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya

   – Serangga

  1. Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
  2. Membuat sarang pada tumpukan arsip
  3. Merusak jilid dan buku
  4. Merusak kertas, foto dan label
  5. Jenis serangga seperti rayap, ngengat

Faktor Fisik

  1. Cahaya
  2. Panas
  3. Air

Faktor Kimiawi

  1. Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon monoksida).
  2. Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.

Faktor BencanaBencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung meletus, dan tsunami. ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu, kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

Cara pemeliharaan lingkungan penyimpanan arsip 

  1. Memencarkan salinan arsip, kegunaanya adalah jika salah satu tempat penyimpanan terkena musibah, maka arsip yang disimpan ditempat lain cendrung aman.
  2. Membuat duplikasi sebagai bahan rujukan,
  3. Menyimpan pada ruangan khusus, Misalnya dengan menyimpan di brankas dengan menggunakan kode tertentu untuk membuka pintunya.
  4. Membangun ruang/gedung, dalam membangun ruangan/gedung arsip hendaknya memperhatikan aspek-aspek yang menyebabkan rusaknya arsip. Misalnya kelembaban udara, menyiapkan alat pemadam kebakaran, menyimpan arsip ditempat yang lebih tinggi untuk menghindari dari banjir.
  5. Melakuka Fumigasi, fumigasi adalah usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip dari berbagai kerusakan, khususnya yang bersifat kimia dan biologis, dengan menyemprotkan obat pembasmi hama.
  6. Melakukan deasidifikasi, deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam yang sedang merusak kertas dengan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar.
  7. Memberikan pengetahuan kepada petugas arsip
  8. Memasang detektor
  9. Pengecekan arsip secara priodik dan
  10. Menjaga keamanan sepanjang waktu.
Gambar Gravatar

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.

Informasi Lainnya :

Tentang Penulis: DISPUSIP Kota Pekanbaru

Gambar Gravatar
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.