Buku Tamu Elektronik Pengunjung Galeri Arsip

oleh -74 views

Sebagai langkah mendukung gerakan sadar tertib arsip perlu peningkatan kinerja layanan kearsipan Pemerintah Kota Pekanbaru. Seiring dengan perkembangan zaman dan meningkatnya penggunaan Elektronik. maka untuk meningkatkan kualitas layanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya maka perlu   adanya  suatu  inovasi  yang  mendukung  kegiatan  layanan Kearsipan. 

Inovasi  tersebut dibuat  dalam   bentuk  aplikasi   yang  dapat  menata dan mengatur tertib pengunjung ataupun pembaca arsip arsip di Lembaga Kearsipan Daerah. Sehingga ada aplikasi yang menggunaan komputer ataupun smartphone yang dapat memproses input menjadi output. Input ini berupa nama nama para pengunjung dan para pembaca arsip dan inputnya adalah daftar nama dan rekap jumlah pengunjung dan pembaca arsip. untuk itu dibuatlah inovasi aplikasi Buku Tamu Elektronik Pengunjung Galeri Arsip.

Buku tamu merupakan alat bantu untuk mengetahui seberapa banyak orang datang ke suatu tempat. Pengunjung yang enggan mengisi buku tamu, dikarenakan proses pengisian yang memakan waktu lama dan harus mengantri saat ramai pengunjung yang hadir di galeri arsip membuat data yang tertera tidak sepenuhnya mewakili kondisi yang sesungguhnya.

Saat ini, buku tamu elektronik merupakan sebuah sistem yang merubah buku manual kedalam bentuk buku elektronik berbasis web untuk mendata pengunjung setiap hari/ bulan/tahun yang laporan kunjungan bisa dipantau dan dicek langsung. Untuk itu, pemerintah daerah Kota Pekanbaru melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berinovasi kedalam dunia digital dengan menerapkan sistem Buku Tamu Elektronik Pengunjung Galeri Arsip.

Layanan Galeri Arsip dikelola oleh Bidang Kearsipan yang berisi kumpulan arsip foto perkembangan Kota Pekanbaru. Selain bisa dinikmati langsung ke Jalan Dr. Sutomo Nomor 01, adakalanya Dispusip Kota Pekanbaru mengadakan pameran ke beberapa lokasi acara, seperti Car Free Day (CFD), Hari Jadi Pekanbaru ke 236 Tahun 2020 dan masih banyak lagi.

Dengan Buku Tamu Elektronik Pengunjung Galeri Arsip ini memudahkan pendataan sekaligus dapat mengurangi penggunaan kertas. Selain itu, pengunjung dapat memberikan kritik dan saran langsung saat mengisi daftar tamu melalui guestbook.pustakariau.com.

Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) mempunyai kewajiban dalam mengelola arsip statis yang diterima dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota (Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan), desa atau yang disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan. 

Sedangkan tugas LKD adalah melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya sepuluh tahun yang berasal dari SKPD dan Sekretariat Daerah  maupun Sekretariat Dewan Kabupaten/Kota, serta melaksanakan pembinaan  kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota yaitu SKPD dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota (Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan), desa atau yang disebut dengan nama lain, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.

Gambar Gravatar

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.

Informasi Lainnya :

Tentang Penulis: DISPUSIP Kota Pekanbaru

Gambar Gravatar
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DISPUSIP) Kota Pekanbaru hadir sebagai salah satu wujud keseriusan Pemerintah Kota Pekanbaru dalam mencerdaskan kehidupan bangsa. DISPUSIP Kota Pekanbaru mengemban tugas untuk memberikan pelayanan yang terbaik di bidang perpustakaan dan Kearsipan.